Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb einer Unternehmung veranlasst sind und mindern den Gewinn. Eine Überprüfung unter dem Aspekt der Notwendigkeit und Angemessenheit ist grundsätzlich nicht vorzunehmen, auch unzweckmäßige oder vermeidbare Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Betrieb sind grundsätzlich abzugsfähig.

Ausnahme: Handelt es sich um Aufwendungen, die auch die private Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren und sind diese nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen, mindern diese den steuerpflichtigen Gewinn nicht.

Eine private Veranlassung für betriebliche Ausgaben wird in der Regel bei Luxusgütern angenommen. Beispiele: Teure Personenwagen, Flugzeuge, Sportboote, Teppiche im Arbeitszimmer, Antiquitäten. Bei Luxusgütern nimmt die Finanzverwaltung regelmäßig eine Angemessenheitsprüfung vor.

Aufwendungen, die typischerweise die private Lebensführung der Unternehmerin bzw. des Unternehmers betreffen, können nur dann abgesetzt werden, wenn im konkreten Fall die betriebliche oder berufliche Veranlassung eindeutig im Vordergrund steht. Ist eine klare Abgrenzung zur Privatsphäre nicht möglich, so kann ungeachtet einer betrieblichen Mitveranlassung der gesamte Aufwand nicht abgesetzt werden (sogenanntes „Aufteilungsverbot").

Kein Aufteilungsverbot gilt für „neutrale“ (= nicht typischerweise privat genutzte) Wirtschaftsgüter wie Kraftfahrzeuge, Telefon, Handy, Telefax, Computer.

Auch Ausgaben vor der Betriebseröffnung können steuerlich abzugsfähig sein. Solche Ausgaben und Aufwendungen fallen unter den Begriff der vorweggenommenen Betriebsausgaben. Als Beispiele gelten Reisekosten, Beratungskosten, Telefon.

Bewirtungskosten sind Aufwendungen zur Beköstigung von Personen. Dazu zählen Aufwendungen für Speisen, Getränke und sonstige Genussmittel.

Im Allgemeinen ist zu unterscheiden zwischen:

• geschäftlich veranlassten Bewirtungsaufwendungen und
• betrieblich veranlassten Bewirtungsaufwendungen.

Zu den geschäftlich veranlassten Bewirtungen gehört die Beköstigung von Geschäftspartnern, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen. Diese Aufwendungen sind zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar, sofern sie angemessen sind und durch Belege ordnungsgemäß nachgewiesen werden. Die auf der Bewirtungsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer kann bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen zu 100 % als Vorsteuer abgezogen werden.

Zu den betrieblich veranlassten Bewirtungsaufwendungen zählen Aufwendungen für die Bewirtung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen können unbegrenzt als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Es können auch dann schon steuerlich abzugsfähige Werbungskosten vorliegen, wenn zum Zahlungszeitpunkt noch keine Einnahmen zufließen (vorweggenommene Werbungskosten). Die künftige Vermietung muss jedoch mit ziemlicher Sicherheit feststehen (z. B. mit dem zukünftigen Mieter ist bereits ein bindender Vertrag abgeschlossen worden).

Sanierungskosten stellen jedoch dann keine vorweggenommenen Werbungskosten, sondern nachträgliche Herstellungskosten dar, wenn sich der Standard eines Wohngebäudes in mindestens drei der Bereiche Heizung, Sanitär, Elektroinstallation und Fenster erhöht, wenn sich die nutzbare Fläche erhöht oder wenn Maßnahmen innerhalb einer Dreijahresfrist nach der Anschaffung durchgeführt werden und die Aufwendungen ohne Umsatzsteuer innerhalb dieser drei Jahre 15 % der Gebäude-Anschaffungskosten übersteigen. Zu den nachträglichen Herstellungskosten zählende Sanierungskosten müssen über die Nutzungsdauer des Gebäudes abgeschrieben werden. Der AfA-Satz beträgt im Regelfall zwei Prozent.

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können in voller Höhe geltend gemacht werden, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Bis zu einem Betrag von € 1.260,00 können die Aufwendungen als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden, wenn für die Tätigkeiten ansonsten kein weiterer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Seit 2023 müssen die Arbeitszimmeraufwendungen bei Geltendmachung der Aufwandspauschale von € 1,260,00 nicht mehr einzeln nachgewiesen werden. Steht ein weiterer Arbeitsplatz zur Verfügung, sind die Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig.

Dies gilt auch für sogenannte Telearbeitsplätze. Richtet der Arbeitnehmer mit Erlaubnis der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitgebers einen solchen Arbeitsplatz in seiner Privatwohnung ein, ist hierfür ein Werbungskostenabzug nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber bestätigt, dass dem Steuerpflichtigen sein Büro an den Heimarbeitstagen nicht zur Verfügung steht (BFH, Urt. v. 26.2.2014 VI R 40/12).

Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege wurden mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (vom 29.10.2024 BGBl 2024 I Nr. 323) von zehn Jahre auf acht Jahre verkürzt. Die Neuregelung gilt ab 2025. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht worden ist. Bei abweichenden Wirtschaftsjahren verlängert sich diese Frist um ein Jahr. Eine Ausnahme stellen Unterlagen für anhängige Verfahren, oder wenn solche zu erwarten sind, dar. In diesem Fall sind sie bis zur rechtskräftigen Beendigung des Verfahrens aufzubewahren.

Neben den Buchungsbelegen sind aufzubewahren (§ 147 Abgabenordnung):

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen acht Jahre,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung dienen acht Jahre,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sechs Jahre,
• die Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sechs Jahre,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre.
• Lieferscheine müssen generell nicht aufbewahrt werden, es sei denn die Lieferscheine stellen einen Rechnungsbestandteil dar oder die Lieferscheine wurden für Buchungszwecke verwendet und stellen so einen Buchungsbeleg dar.

Kinderbetreuungskosten sind als Sonderausgaben abziehbar (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG). Eine Unterscheidung zwischen erwerbsbedingten und ausbildungs-, krankheits- oder behindertenbedingten Kinderbetreuungskosten ist nicht vorzunehmen.

Zu den Kinderbetreuungskosten zählt die behütende oder die beaufsichtigende Betreuung, wie beispielsweise jene im Kindergarten, durch die Kinderpflegerin oder die Haushaltshilfe. Wenn ein Verwandter die Betreuung des Kindes übernimmt, muss eine klare und eindeutige Vereinbarung getroffen werden, die auch Fremde so vereinbaren würden. Diese fremdübliche Vereinbarung muss auch tatsächlich durchgeführt werden.

Abziehbar sind (ab 2025) 80 Prozent der Aufwendungen, höchstens € 4.800,00 je Kind, für Dienstleistungen zur Betreuung eines zum Haushalt gehörenden Kindes, welches das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet hat oder wegen einer vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetretenen körperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung außerstande ist, sich selbst zu unterhalten. Ausgenommen sind weiterhin Aufwendungen für die Vermittlung besonderer Fähigkeiten sowie für sportliche und andere Freizeitbetätigungen.

Die Aufwendungen müssen durch Vorlage einer Rechnung sowie durch Zahlungsnachweis gegenüber dem Finanzamt auf Anfrage nachgewiesen werden können. Für Barzahlungen ist der Sonderausgabenabzug ausgeschlossen.

Stand: 17. Dezember 2024

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